Compliance Controlling: Kennzahlen und KPIs für ein effektives Monitoring

Compliance Controlling ist der Kompass, der Unternehmen sicher durchs regulatorische Dickicht führt. Denn selbst das beste Compliance Management sollte kontinuierlich überprüft werden. Wenn Sie sich jetzt fragen, wie die Effektivität Ihrer Compliance Tätigkeiten bewertet werden kann, dann Sie sind hier genau richtig! Die Lösung liegt in der Etablierung eines Compliance-Management-Systems (CMS) und der Nutzung klar definierter Kennzahlen und Key Performance Indicators (KPIs), die eine objektive Messung und kontinuierliche Optimierung ermöglichen. In diesem Artikel stellen wir zentrale KPIs vor, die für das Compliance Controlling von Bedeutung sind, und zeigen, wie sie dazu beitragen können, Risiken zu minimieren und Prozesse effizienter zu gestalten. Zudem beleuchten wir die enge Verbindung zwischen Compliance und Controlling.

Warum sind KPIs im Compliance Controlling entscheidend?

Ein durchdachtes Compliance Controlling geht weit über die bloße Einhaltung von Vorschriften hinaus. Es unterstützt Unternehmen dabei, Transparenz zu schaffen, wirtschaftliche Risiken zu verringern und betriebliche Abläufe zu verbessern. Durch den gezielten Einsatz von Kennzahlen können Sie die Wirksamkeit von Compliance-Maßnahmen analysieren und stetig optimieren und so den digitalen Wertbeitrag von Compliance zum Unternehmenserfolg sichtbar machen.

Wichtige Kennzahlen und KPIs

Ein effektives Compliance Management System basiert auf mehreren Erfolgsfaktoren. In unserem Artikel „Die 5 Bausteine eines effektiven Compliance Management Systems“ zeigen wir, wie diese ineinandergreifen und ein robustes Gesamtsystem bilden.
Im Folgenden stellen wir Ihnen wichtige Kennzahlen und KPIs vor, die sich diesen fünf Bausteinen zuordnen lassen und Ihnen helfen, die Wirksamkeit Ihres Compliance Managements messbar zu machen.

1. Früherkennung & Prävention: Risiken proaktiv begegnen

• Regelmäßigkeit und Ergebnisse von Compliance-Audits
  Sowohl die Häufigkeit, in der Compliance-Audits abgehalten werden, als auch deren Ergebnisse sind für die Auswertung zur Qualität relevant. So zeigt dies wie oft interne oder externe Audits durchgeführt werden und welche Mängel dabei festgestellt werden.
  Kritische Audit-Ergebnisse können darauf hinweisen, dass bestehende Compliance-Prozesse überarbeitet werden müssen.
• Investitionen in Compliance im Verhältnis zu potenziellen Strafzahlungen
  Diese Kennzahl setzt die Kosten für die Implementierung und Aufrechterhaltung von Compliance-Systemen ins Verhältnis zu den vermiedenen Ausgaben für Strafen und Reputationsschäden. Unternehmen können so bewerten, ob ihre Compliance Strategie ökonomisch sinnvoll ist – ein Aspekt, der zunehmend auch in angrenzenden Unternehmensbereichen an Bedeutung gewinnt.

Besonders im IT-Bereich stellt sich die Frage, wie Regelkonformität und Wertschöpfung miteinander in Einklang gebracht werden können.Wie Sie dabei die Wertschöpfung Ihrer IT gezielt im Fokus behalten, lesen Sie in unserem Artikel zu den Strategien für ein effektives IT Value Management.

2. Regelwerke & Abläufe: Verlässliche Standards etablieren

• Dauer der Bearbeitung von Compliance-Fällen
  Diese Kennzahl misst die durchschnittliche Zeitspanne von der Meldung eines Verstoßes bis zu dessen Abschluss.
  Eine kurze Bearbeitungszeit spricht für ein gut funktionierendes Compliance Controlling System mit klaren Verantwortlichkeiten.

3. Training & Sensibilisierung: Compliance-Kultur entwickeln

• Teilnahmequote an Compliance-Schulungen
  Sie gibt Auskunft darüber, wie viele Mitarbeitende regelmäßig an Schulungen teilnehmen. Eine hohe Quote deutet auf ein starkes Bewusstsein für Compliance-Themen hin.
• Wiederholungsteilnahmen oder Schulungsfortschritte
  Diese Kennzahl zeigt, wie viele Mitarbeitende an wiederkehrenden Schulungen teilnehmen oder ob sie aufeinander aufbauende Schulungsmodule durchlaufen. Die reine Teilnahmequote ist nur ein erster Indikator. Diese vertiefende KPI misst, ob Compliance-Wissen im Unternehmen langfristig gestärkt wird – und ob Mitarbeitende sich kontinuierlich weiterentwickeln, was ein Zeichen für nachhaltige Verhaltensveränderung ist.

4. Monitoring & Steuerung: Laufende Optimierung gewährleisten

• Anzahl der gemeldeten Compliance-Verstöße
  Diese KPI gibt Hinweise darauf, wie gut das bestehende Compliance-System funktioniert. Der zu messende Indikator ist die Meldebereitschaft – also ob Mitarbeitende Vertrauen in das System haben und sich sicher fühlen, Hinweise zu geben.
  Eine hohe Anzahl von Meldungen kann auf Defizite in der Compliance-Kultur und/oder auf unzureichende Aufklärung hinweisen. Bitte beachten Sie: Niedrige Werte hingegen deuten nicht nur auf eine gut funktionierende Compliance-Kultur hin. Solche Ergebnisse sind auch bei einer unzureichende Meldekultur möglich. Dies macht deutlich, dass immer mehrere Kennzahlen erhoben werden sollten, um wirklich aussagekräftige Daten zu bekommen.
• Trendanalyse von Verstößen über Zeiträume
  Diese KPI betrachtet die Entwicklung der gemeldeten Verstöße über mehrere Zeitperioden hinweg – z. B. monatlich, quartalsweise oder jährlich. Statt nur eine Momentaufnahme zu liefern, zeigt diese Analyse, ob sich die Anzahl der Verstöße stabilisiert, steigt oder sinkt. In Kombination mit Schulungsmaßnahmen oder strukturellen Anpassungen lässt sich so die Wirksamkeit von Compliance-Maßnahmen im Zeitverlauf bewerten.

5. Reaktionen & Durchsetzung: Konsequente Umsetzung des Compliance-Systems

• Anzahl der eingeleiteten Maßnahmen im Verhältnis zur Anzahl der gemeldeten Verstöße
  Sie zeigt, wie konsequent gemeldete Verstöße tatsächlich aufgearbeitet und mit konkreten Maßnahmen (z. B. disziplinarische Sanktionen, Prozessanpassungen, Nachschulungen) beantwortet werden. Eine hohe Quote deutet auf eine klare Haltung und Umsetzungsstärke im Unternehmen hin. Eine geringe Quote kann auf Verzögerungen, Unsicherheit oder fehlende Konsequenz im Umgang mit Regelverstößen hinweisen.
• Quote sanktionierter Verstöße im Verhältnis zur Gesamtzahl der Meldungen
  Sie analysiert, wie viele gemeldete Verstöße tatsächlich zu Sanktionen führen – disziplinarischer, organisatorischer oder prozessualer Art. Diese KPI differenziert zwischen Meldungen, die begründet waren und zu einer Reaktion führten, und solchen, die sich als unbegründet herausstellten. Sie hilft, die Angemessenheit und Treffsicherheit des Compliance-Systems zu bewerten.

Wechselwirkungen zwischen Compliance und Controlling

Wer die Bedeutung und den Nutzen von Compliance Controlling verstehen will, sollte nicht nur isoliert auf Regelkonformität oder Steuerungsinstrumente schauen, sondern bewusst das Zusammenspiel zwischen Compliance und Controlling betrachten.
Beide Disziplinen stehen in einer wechselseitigen Beziehung: Sowohl Compliance als auch Controlling zielen darauf ab, das Unternehmen nachhaltig abzusichern und wirtschaftlich erfolgreich zu steuern.
Während das Compliance Management Verstöße gegen gesetzliche und interne Vorgaben verhindern soll, unterstützt das Controlling die Geschäftsleitung bei der Planung, Steuerung und Bewertung unternehmerischer Prozesse.
Eine enge Zusammenarbeit beider Bereiche schafft Synergien – insbesondere in folgenden Punkten:

• Risikomanagement: Die Integration von Compliance-Risiken in das unternehmensweite Risikomanagement sorgt für eine systematische Identifikation und Minimierung von Gefahren, die den Unternehmenserfolg gefährden könnten.Wie Sie Compliance-Risiken wirksam in Ihre bestehende Strategie integrieren, erfahren Sie auf unserer Themenseite zum Compliance und Risikomanagement.
• Gestaltung von Anreizsystemen: Controlling und Compliance müssen kontinuierlich miteinander abgestimmt werden. Dies ist notwendig, um sicherzustellen, dass wirtschaftliche Anreize nicht zu regelwidrigem Verhalten führen.
• Berichtswesen und Transparenz: Durch eine enge Zusammenarbeit können relevante Daten gezielt aufbereitet und in das Berichtswesen integriert werden. Denn so sind fundierte Entscheidungen möglich.

Erfolgsfaktoren für ein effektives Compliance Controlling

Damit die vorgestellten Compliance-KPIs ihre volle Wirkung entfalten können, sollten Unternehmen zusätzlich folgende Maßnahmen ergreifen:

• Einsatz digitaler Tools: Auch wenn es vielleicht banal klingt, spezialisierte Softwarelösungen helfen, Compliance-Daten effizient zu erfassen und auszuwerten.
• Regelmäßige Berichterstattung: Die gewonnenen Erkenntnisse sollten strukturiert aufbereitet und mit den relevanten Stakeholdern geteilt werden.
• Verknüpfung mit dem Risikomanagement: Compliance-KPIs gelten als fester Bestandteil des unternehmerischen Risikomanagements.
• Förderung einer Compliance-Kultur: Nur wenn Mitarbeitende die Bedeutung von Compliance verstehen und leben, kann ein wirksames Compliance Controlling etabliert werden.

Fazit

Compliance Controlling ist mehr als eine reine Kontrollfunktion – es ist ein strategisches Instrument zur Sicherung von Unternehmenserfolg und Integrität. Wie dargestellt, lassen sich durch gezielte KPIs und eine enge Abstimmung mit dem Controlling Risiken reduzieren, Prozesse optimieren und eine langfristig tragfähige Compliance Kultur schaffen. Unternehmen, die regelmäßig ihre Kennzahlen analysieren und auf neue Herausforderungen proaktiv reagieren, sichern sich nicht nur vor regulatorischen Sanktionen ab – sie leisten auch einen konkreten Wertbeitrag zur Unternehmenssteuerung durch stabile, transparente und rechtskonforme Geschäftsprozesse.

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