Case Study: Standortbestimmung und Orientierung mit IT Benchmarking

Kurzfassung

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen anhand eines Beispiels aus unserer Praxis auf, wie es mit Hilfe des IT Benchmarkings möglich ist, den eigenen Standort zu bestimmen und eine Kurskorrektur vorzunehmen.

Magst du nicht wo du stehst, dann wechsle deinen Standort. Du bist kein Baum.

Es steht quasi überall: Wer andere Ergebnisse haben will, muss die Dinge anders machen als bisher. Wenn du nicht magst wo du stehst, dann wechsle deinen Standort, denn du bist kein Baum. Solche Aussagen passen nicht nur zu den Themen der Persönlichkeitsentwicklung oder dem Leben allgemein, sondern auch auf die IT in Unternehmen.
Aber bevor Sie Ihren Standort wechseln, sollten Sie sich erst einmal bewusst machen, WO GENAU Sie oder besser Ihre IT sich befindet. Denn nur wer weiß wo er ist, kann sich von dort wegbewegen. Denn wer will schon im Kreis laufen, wenn er ein Ziel haben kann. Genau dies, Standortbestimmung und Orientierung, ermöglicht das IT Benchmarking.

Standortbestimmung mit IT Benchmarking

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen anhand eines Beispiels aus unserer Praxis auf, wie es mit Hilfe des IT Benchmarkings möglich ist, folgende Fragen zu beantworten.

  • Ist Ihre IT konkurrenzfähig zu anderen Unternehmen?
  • Wird das Budget wirtschaftlich verwendet?
  • Sind Risiken zu erkennen? Wenn ja, welche?
  • Werden die richtigen Steuerungsparameter verwendet?

Ausgangssituation

Die IT Tochter eines internationalen Konzerns führt weltweit Informatik-Dienstleistungen für die Konzerngesellschaften durch. Zur Ermittlung der eigenen Leistungsfähigkeit soll eine Standortbestimmung mittels eines externen IT Benchmarkings durchgeführt werden. Ziel ist es, Antworten auf die oben gestellten Fragen zu erhalten.

Vorgehensweise IT Benchmarking

Zur Durchführung des Benchmarks findet auf Vorschlag der BAMAC GROUP eine umfassende Analyse statt, die folgende Kennzahlen, IT-Spezifika und auch Unternehmensbereiche zum Gegenstand hat:

  1. die Prozessfähigkeiten in der IT (Change, Run) und Tools
  2. Produktivität in Change und Run
  3. die Organisation & Personal
  4. die Produktdefinition
  5. die IT Architektur
Grafische Darstellung der Vorgehensweise des IT Benchmarking. 
Die grafische Darstellung stellt ein Fließdiagram dar, welches einen Lösungsweg darstellt zur Analyse der IT eines Unternehmens. 
Im ersten Schritt der Analyse, welches dieses Fließdiagramm darstellt, werden durch Assessmentcenter und Benchmarking, Informationen gesammelt und analysiert. Daraufhin werden die Daten verarbeitet und stellen Hinweise für die Prozessoptimierung dar, sowie für die IT Governance Applikationen und IT Infrastruktur. Zudem werden die Wirtschaftlichkeitsberechnung ermittelt. Nach dem sammeln von Informationen und dem erstellen von Lösungen, werden Maßnahmen getroffen, unter anderem: "Sofortmaßnahmen", "Fokusthemen" und "Nachhaltigkeitsthemen", woraus verschieden Projekte, mit verschiedenen Prioritäten entstehen.

Der von uns vorgeschlagene Lösungsweg beinhaltete eine mehrteilige Analyse der IT. Zum einen eruierten wir Daten durch Assessmentcenter und Mitarbeiterbefragung, zum anderen analysierten wir die IT Applikationen vor allem in Bezug auf Change und Run und ließen schließlich das IT Benchmarking zur Standortbestimmung laufen.

Als Ergebnis erhielten wir Hinweise für Verbesserungen, die wir im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsberechnung fundierten. Die identifizierten Maßnahmen wurden nach Bedeutung (wirtschaftliches Potential) und Geschwindigkeit der Umsetzung in eine Reihenfolge gebracht. Die so erhaltene Prioritätenliste bildet die Grundlage für die Umsetzungsphase, wo jede identifizierte Maßnahme im Rahmen eines Projekts umgesetzt wird. Dieses Vorgehen hat sich bewährt und ist fester Bestandteil unserer Arbeitsweise.

Insgesamt zeigte unsere Analyse ein Einsparpotential von 35% des aktuellen Budgets auf. Diese Einsparpotentiale sollten in dem vorliegenden Fall nicht zu einer Reduzierung des Budgets, sondern zu einem höheren Output in der IT genutzt werden.

Ergebnis der Standortbestimmung mit IT Benchmarking

Die Ergebnisse der Untersuchung führten zu:

  • Maßnahmen zur Steigerung der Kosteneffizienz bzgl.
    • Plan – Build – Run
    •  Infrastruktur (Workplace / Server / Netze)
    • Applikationen (Change / Run)
  • Maßnahmen zur Steigerung der Kundenzufriedenheit in den Konzerngesellschaften
  • Anpassung bzw. Modifikation eines IT Portfoliomanagements (Prozess zur Maßnahmenidentifikation, Priorisierung und Planung, Organisation, Berichte)
  • Benchmark zur Einordnung der Leistung in Application Services und Infrastruktur
  • Identifikation von Verbesserungspotentialen (Entwicklungsprozesse, IT Infrastruktur) und deren ökonomischer Nutzen für das Unternehmen
  • Qualität in Entwicklung und Betrieb (u.a. Fehlermetriken, Service Level Management)
  • Effizienzsteigerung bei der Bereitstellung neuer Produkte und Organisationsreife (nach CMMI)

Vorteile der Standortbestimmung mit IT Benchmarking

Die Vorteile der Standortbestimmung mit IT Benchmarking lassen sich in drei Dimensionen beschreiben.

  1. Kostenoptimierung
    • Die Identifikation von Kosten-Einsparpotentialen hat die Möglichkeiten zur Umsetzung von Innovationen erhöht. Nach Umsetzung dieser Maßnahmen konnte der Abbau des Projektstaus beginnen.
  2. Vertrauen der Kunden
    • Die Umfrage und die unmittelbare Umsetzung erster Maßnahmen hat die Zufriedenheit mit der IT innerhalb des Konzern deutlich erhöht.
  3. Effizienzpotentiale für Prozesse, Architektur und Infrastruktur
    • Diese Potenziale wurden erkannt und genutzt und damit stieg die Effizienz der IT in allen drei Bereichen.

Zusammenfassend ließ sich festhalten, dass ein Optimierungspotential in Höhe von 35% des derzeitigen IT Budgets bestand. Die Realisierung der identifizierten Maßnahmen und deren Umsetzung führten schon im zweiten Jahr zu einem Mehr an Projekten, die durch die freigesetzten Budgets möglich waren.

Wieso Sie Ihren Standort kennen sollten, sowie die grundlegenden Vorteile des IT Benchmarkings haben wir hier für Sie zusammengestellt. Ein weiteres Fallbeispiel aus dem IT Benchmarking zur Performance von IT Produkten finden Sie hier. Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen möchten, schreiben Sie uns gern.